KKP Q

z

ANALISA SISTEM ABSENSI KARYAWAN OUTSOURCING

PT.SUZUKI INDOMOBIL MOTOR

PLANT TAMBUN II

BEKASI

 

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma III

Andiyanto

NIM:12103524

Jurusan Manajemen Informatika

Akademi Manajemen dan Komputer Bina Saran Informatika

( Bekasi )

2012

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode : Tahun Akademik 2012/2013 di Semester  Lima.

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

12.5L.04

Aji Sumandito

PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah di nilai pada tanggal …………

PENILAI

( …....................................  )

Saran-saran  dari Penilai:

............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

KATA PENGANTAR

Bismillaahirrahmaanirrahiim

  Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karuniaNya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas laporan kuliah kerja praktek ini dengan baik di mana tugas laporan kuliah kerja praktek ini penulis saijikan dalam bentuk buku yang sederhana,adapun judul penulisan laporan kuliah kerja praktek yang penulis ambil adalah :

ANALISA SISTEM ABSENSI KARYAWAN OUTSOURCING

PT.SUZUKI INDOMOBIL MOTOR

PLANT TAMBUN II

BEKASI

Maksud dari penulisan ini adalah untuk memenuhi salah satu mata kuliah Kuliah Kerja Praktek dan sebagai syarat untuk dapat mengikuti Tugas Akhir.

Penulis sadar bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, baik secarah alamiah maupun secara tehnik, oleh karena  itu penulis sangat mengharapkan adanya kritikan dan saran yang bersifat membangun, sebagai bahan pertimbangan bagi penulis di masa mendatang.

Pada kesempatan ini pula, penulis ingin mengucapkan terimah kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan baik secara moril maupun material dalam menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek ini terutama kepada :

1.      Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI.

2.      Bapak Mochamad Wahyudi, S.Kom MM selaku Pudir I Bidang Akademik BSI.

3.      Bapak H. Ahmad Ishaq, S. Kom selaku ketua Jurusan Manajemen Informatika AMIK BSI.

4.      Bapak Aji Sentoso selaku Dosen Penasehat Akademik AMK BSI Kelas 12.5L.04.

5.      Staff / Karyawan/ Dosen di lingkungan AMIK BSI.

6.      Bapak Bakti Prasetyo,Bapak Maman R., Serta Bapak subekhi  Selaku staff HRD PT SUZUKI INDOMOBIL MOTOR PLANT TAMBUN II

7.      Bapak Priyo  Kurnianto selaku Manajer HRD PT SUZUKI INDOMOBIL MOTOR PLANT TAMBUN II .

8.      Orang Tua dan seluruh keluarga tercinta yang telah memberi dorongan

Moril maupun spirituil kepada penulis.

9.      Serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan Kelas MI Semester 5 khususnya kelas 12.5L.04.

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Penulis optimis dengan penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat memberikan motivasi serta pengetahuan juga wawasan yang lebih luas demi kamajuan penulis kedepan, penulis mengharap kritik dan saran yang bertujuan membangun. Semoga dengan selesainya penulisan laporan ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pembaca yang berniat pada umumnya dan bagi penulis khususnya, amin ya robbal alamin.

	Bekasi, November 2012 Penulis

 

DAFTAR ISI

Lembar Judul Kuliah Kerja Praktek  ................................................................................  i

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Kuliah Kerja Praktek............................................. ii

Lembar Penilai Laporan Kuliah Kerja Praktek................................................................ iii

Kata Pengantar................................................................................................................ iv

Daftar isi.......................................................................................................................... vii

Daftar Simbol................................................................................................................... ix

Daftar Gambar................................................................................................................... x

Daftar Tabel..................................................................................................................... xi

Daftar Lampiran............................................................................................................. xii

BAB I PENDAHULUAN.............................................................................................. 1

1.1       Umum............................................................................................................. 1

1.2       Maksud dan Tujuan........................................................................................ 2

1.3       Metode Penelitian........................................................................................... 2

1.4       Ruang Lingkup............................................................................................... 3

1.5       Sistematika Penulisan..................................................................................... 4

BAB II LANDASAN TEORI....................................................................................... 6

2.1       Pengertian Sistem Informasi........................................................................... 6

2.2       Alat pengembangan Sistem.......................................................................... 16

2.3       Pengertian Absensi....................................................................................... 19

2.4       Jenis-jenis Sistem Biometric......................................................................... 20

2.5        Pengertian Oracle System............................................................................ 24

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN............................................................... 26

3.1       Umum........................................................................................................... 26

3.2       Tijauan Perusahaan....................................................................................... 27

3.2.1  Sejarah Perusahaan.......................................................................... 27

3.2.2  Struktur Organisasi.......................................................................... 30

3.2.3  Diskripsi Kerja................................................................................. 34

3.3        Prosedur Sistem Berjalan............................................................................. 38

3.4        Diagram Alir Data....................................................................................... 39

3.4.1  Diagram kontek............................................................................... 40

3.4.2  Diagram  Level 1............................................................................. 41

3.4.3  Diagram Level 2.............................................................................. 42

3.5       Kamus Data................................................................................................... 43

3.6       Spesifikasi Sistem Berjalan........................................................................... 44

3.7       Spesifikasi Sistem komputer......................................................................... 46

3.8       Permasalahan Pokok..................................................................................... 46

3.9       Alternatif Pemecahan Masalah..................................................................... 47

BAB IV PENUTUP..................................................................................................... 48

4.1.     Kesimpulan................................................................................................... 48

4.2.     Saran............................................................................................................. 49

Daftar Pustaka................................................................................................................ 50

Daftar Riwayat Hidup.................................................................................................... 51

Lampiran......................................................................................................................... 52

        A.1 Surat persetujuan Riset ...................................................................................  52

        A.2 Surat Keterangan Riset ...................................................................................  53

        B.1 Form Permohonan Cuti Panjang .....................................................................  54

        B.2 Form Permohonan Cuti ...................................................................................  55

        B.3 Surat Ijin .........................................................................................................  56

DAFTAR SIMBOL

Simbol Data Flow Diagram (DFD)/Diagram Alir Data

EXTERNAL ENTITY

Simbol yang menggambarkan suatu

sumber atau tujuan pada arus data.

DATA FLOW

Simbol yang menggambarkan suatu arus data..

 

PROCESS

Simbol yang menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung.

DATA STORE

Simbol yang menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan dan mengambil.

DAFTAR GAMBAR

1.      Gambar II.1 Pilar-pilar Informasi yang Berguna ...............................................  14

2.      Gambar II.2 Detail Komponen SI...................................................................... 15

3.      Gambar II.3 Contoh Input Sidik Jari................................................................. 20

4.      Gambar III.1Struktur Organisasi PT. SIM......................................................... 33

5.      Gambar III.2 Diagram Konteks......................................................................... 40

6.      Gambar III.3 Diagram Level 1........................................................................... 41

7.      Gambar III.4 Diagram Level 2........................................................................... 42

DAFTAR TABEL

1.      Tabel II.1 Simbol Kamus Data .........................................................................  19

2.      Tabel III.1 Jam kerja PT. SIM ..........................................................................  35

DAFTAR LAMPIRAN

1.      A.1 Surat Persetujuan Riset ..................................................................................  52

2.      A.2 Surat Keterangan Riset................................................................................... 53

3.      B.1 Form Permohonan Cuti Panjang...................................................................... 54

4.      B.2 Permohonan Cuti............................................................................................. 55

5.      B.3 Surat Ijin.......................................................................................................... 56

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Umum

Sejalan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi  (IPTEK) dan informasi di era globalisasi mendorong semua aktivitas, khususnya aktivitas dalam perusahaan-perusahaan.  Perusahaan dituntut untuk dapat bersaing didalam perdagangan internasional.   Pada umumnya  perusahaan yang bergerak dibidang  produksi, distribusi, pendidikan, jasa dan bidang lainnya tidak lepas dari problematika manajemen.   Perubahaan struktur pasar, produk, teknologi produksi, teknologi informasi, organisasi dan yang lainnya terus terjadi sehingga berpengaruh pada kebijaksanaan  manajemen yang dijalankan.  Salah satu kiat yang paling mendasar untuk menyiasati problematika tersebut adalah dengan mengembangkan dan meningkatkan sistem informasi absensi karyawan.

Oleh karena itu, sistem informasi absensi karyawan yang tepat sangat diperlukan.    Sistem informasi absensi merupakan suatu pendekatan strategis terhadap peningkatan kinerja suatu perusahaan. Absensi karyawan dapat dicatat, diolah dan dipresentasikan di dalam suatu sistem absensi karyawan. Sistem absensi yang dilakukan secara manual memiliki berbagai keterbatasan dan kelemahan, salah satu diantaranya adalah masalah pemalsuan daftar kehadiran.  Jika semakin tinggi tingkat pemalsuan daftar kehadiran maka dapat dipastikan kinerja perusahaan akan mengalami penurunan. Untuk itu sangat diperlukan sebuah sistem informasi absensi yang efektif  yang tidak memisahkan antara manusia, sarana  prasarana dan sistem manajemen secara keseluruhan agar mencapai tujuan organisasi.

Berdasarkan uraian diatas menunjukkan bahwa masalah absensi karyawan merupakan suatu masalah yang penting serta memiliki pengaruh didalam kinerja perusahaan.   Adapun judul yang dikemukakan dalam laporan KKP ini adalah “ Analisa Sistem Absensi Karyawan Outsourcing PT. Suzuki Indomobil Motor plant Tambun II Bekasi “

1.2               Maksud  dan Tujuan Penulisan Laporan

Adapun maksud penulisan laporan KKP ini adalah

1.      Mampu  mengenal Sistem Informasi dan Manajemen pada suatu perusahaan

2.      Menerapkan dan mempraktekkan ilmu pengetahuan yang didapat selama perkuliahan

Sedangkan tujuan  penulisan laporan  Kuliah Kerja Praktek  ini adalah untuk memenuhi mata kuliah di Semester 5  Jurusan Manajemen Informatika AMIK Bina Sarana Informatika.

1.3         Metode Penelitian

Dalam rangka pengumpulan data yang  diperlukan dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek Penulis menggunakan  beberapa metode, diantaranya adalah :

a)     Metode Observasi

Penulis melakukan pengamatan dan penelitian terhadap kegiatan secara langsung terhadap obyek di lapangan

b)     Metode Wawancara

Penulis melakukan suatu tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan absensi karyawan

c)     Metode Studi Pustaka

Selain melakukan kegiatan tersebt di atas penulis juga melakukan studi kepustakaan melalui referensi-referensi yang ada di perpustakaan ataupun dari luar.

d)    Metode browsing

Penulis juga melakukan metode browsing atau serching file-file contoh KKP sebagai referensi.

1.4         Ruang Lingkup

Sistem Informasi Absensi karyawan  ini hanya menangani input dariseseorang yang bersangkutan (Karyawan Outsourcing) yang mana telah terdaftar dalam database Informasi Absensi, perancangan sistem dikhususkan prosesnya hanya untuk proses absensi yang menggunakan alat  dan  laporan yang disajikan  menampilkan laporan yang berhubungan dengan proses absensi.

1.5         Sistematikan Penulisan

Untuk mengklasifikasikan pembahasan masalah dan untuk mempermudah pembaca mempelajarinya maka penulis mengklasifikasikan sistematika penulisan  yaitu  terdiri dari enam  bab yang masing-masing bab adalah sebagai berikut :

BAB  I                              PENDAHULUAN

Dalam  bab ini akan diuraian tentang latar belakang masalah, maksud dan tujuan penulisan skripsi, identifikasi masalah, batasan masalah, metode pengumpulan data, maksud dan tujuan penelitian dan sistematika penulisan

BAB  I I                LANDASAN TEORI

Dalam bab ini  akan diuraikan tentang teori yang melandasi setiap analisis yang disajikan, serta literatur yang memiliki kaitan dengan masalah yang akan diteliti dengan membandingkannya dengan kenyataanya yang ada dilapangan

BAB  III               ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data (DAD), kamus data, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan ( input ) dan keluaran ( output ), permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB  IV               PENUTUP

Pada bab ini penulis mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran-saran yang berkaitan dengan system berjalan pada Absensi ( Karyawan outsourcing ) khususnya di PT. Suzuki Indomobil Motor Plant Tambun II Bekasi.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1          Pengertian Sistem Informasi

Sebelum menjelaskan pengertian Sistem informasi itu sendiri, sistem informasi terdiri dari dua kata yaitu  sistem dan informasi.    Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan yaitu pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur dan pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya.   Menurut Jer [5] dalam buku Fundamental Of System Analysis (Jogiyanto HM, 1990) memberikan defenisi sistem yang menekankan pada prosedurnya sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedural yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu sasaran tertentu. “

Sedangkan dalam buku Jog [2] yang berjudul Analisis & Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (1:1995) didefinisikan sebagai berikut:

“Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahap-tahapan instruksi yang menerangkan apa(what) yang harus dikerjakan, siapa(who) yang mengerjakannya, kapan(when) dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya”.

 Definisi  sistem yang menekankan pada Komponen atau elemen dalam  buku Fundamental Of System Analysis Jog [3] memberikan defenisi sebagai berikut:

“Kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Dari dua pendekatan tersebut, semuanya benar dan tidak bertentangan satu sama lain, hanya saja cara pendekatannya yang berbeda.  Pendekatan yang merupakan kumpulan dari komponen atau elemen merupakan defenisi yang lebih luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataanya suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, dimana komponen tersebut saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga sasaran dan tujuan tersebut dapat dicapai.   Sistem dikatakan berhasil bila sasaran atau tujuannya tercapai.

Sistem harus memiliki minimal tiga elemen utama, yaitu :

1.             Input (masukan)

Input atau masukan menurut Jog [2] adalah :

Energi yang dimasukkan kedalam sistem.  Masukan dapat berupa masukan perawatan(maintenace input) dan masukan sinyal (sinyal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

Contoh :  didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer, sedangkan data adalah sinyal input yang diperlukan untuk menghasilkan informasi.

2.             Pemroses (pengolah)

Pemrosesan merupakan bagian sistem yang akan mengubah masukan menjadi keluaran

3.             Output (keluaran)

Output yaitu hasil dari energi yang diolah dan menjadi sesuatu yang berguna bagi pihak tertenttu

4.             Umpan balik (kontrol)

Umpan balik yaitu pengendali sistem yang memperbaiki kinerja sistem secara kontinyu

Sistem dapat diklasifikasikan menjadi :

1.      Sistem abstrak (Abstract system) dan sistem fisik (Phisical System) Sistem abstrak adalah” sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem teologia.  Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. Contoh : Sistem Komputer.

2.      Sistem alamiah (Natural System) dan sistem buatan manusia (Human Made System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia. Contoh : Sistem Rotasi Bumi.  Sedangkan sistem buatan manusia  adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin. Contoh : Sistem Informasi

3.      Sistem tertentu (Deterministic System) dan sistem tak tentu  (Probabilistic    System) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh : Sistem Komputer melalui Program.  Sistem tak Tentu adalah “sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi dengan tepat karena mengandung unsur probabilitas”. 

4.       Sistem tertutup(Closed System) dan sistem terbuka (open System)Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively closed system.   Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan

Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a)             Komponen (component)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk suatu kesatuan.   Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b)             Batas sistem (boundary)

Daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungannya.  Batas sistem ini memungkunkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.  Batas sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c)             Linkungan luar sistem (enviroment)

 Hal apapun yang terdapat  diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem.   Lingkungan luar dapat bersipat menguntungkan dan merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika diinginkan kelangsungan hidup hidup yang tak terganggu.

d)            Penghubung (interface)

Media penghubung antar subsistem yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir diantara subsistem.

e)             Masukan (input)

Energi yang dimasukkan kedalam sistem.

f)               Keluaran (output)

Hasil dari energi yang diolah dan menjadi sesuatu yang berguna bagi pihak tertentu.

g)             Pengolah (processor)

  Bagian sistem yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

h)             Sasaran (objective) atau tujuan (goals)

Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan dan keluaran yang dibutuhkan sistem.   Sistem dikatakn berhasil jika mengenai sasaran atau tujuannya.

Informasi menurut Jog [2] adalah

“informasi adalah data yang sudah  diolah menjadi bentuk yang lebih bergunadan lebih berarti bagi yang menerimanya”.

Sumber dari informasi adalah data.  Data merupakan bentuk dari bentuk tunggal data-item.   Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang lebih besar  bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Pengolahan Data adalah masa waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data diantaranya :

1)      Data Input

o   Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium.

o   Coding transaction data ke dalam bentuk lain.

o   Stroring data or information untuk pengambilan keputusan.

2)      Data transformation

o    Calculating yaitu proses operasi aritmatik terhadap data field.

o   Summarizing yaitu proses akumulasi beberapa data.

o   Classifying yaitu mencakup categorizing, sorting, merging dan matching.

3)      Information output

o   Displaying result yaitu menampilkan  informasi  yang dibutuhkan pemakai melalui monitor atau cetakan.

o   Reproducing yaitu penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.

o   Telecomunicating yaitu penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

Kualitas Informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau tergantung pada tiga hal, yaitu :

1)      Relevan (relevancy)

Dimana informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.

2)      Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak menyesatkan juga harus jelas mencerminkan maksudnya.

3)      Tepat waktu (timelines)

Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat.

Tindak lanjut informasi terdiri dari :

-          Komunikasi

-          Penyimpanan (back up data)

-          Penemuan Kendali

-          Reproduksi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu :

1.      Manfaat (use)

2.      Biaya (cost) mendapatkanya

Berdasarkan tingkat manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:

1)      Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan, informasi tidak terstruktur dan informasi tidak terprogram

2)      Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.

3)      Informasi Teknis

Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari,mencakup informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian (terstruktur dan terprogram).

Setelah mengetahui pengertian sistem  dan informasi dari penjelasan sebelumnya maka Sistem Informasi   dapat didefinisikan  dengan dua pendekatan

1.                 Pendekatan komponen

Suatu sistem yang dibuat oleh manusis yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi unruk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

2.                 Pendekatan prosedur

Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

Sistem informasi menurut Rob [11] adalah :

“Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Tujuan Sistem Informasi adalah menghasilkan informasi (information) administrasi data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya.

Untuk dapat berguna maka informasi harus didukung oleh tiga pilar yaitu:

§  Tepat kepada orangnya atau relevan (relevance).

§  Tepat waktu (timeliness).

§  Tepat nilainya atau akurat (accurate).

 

Gambar II.1  Pilar-pilar Informasi yang Berguna

[Sumber : JOG[2]]

Komponen-komponen sistem Informasi terdiri dari 6 yaitu:

1.      Komponen Input atau Komponen Masukan

2.       Komponen Model

3.      Komponen Output atau Komponen Keluaran

4.      Komponen Teknologi

5.      Komponen Basis Data

6.      Komponen Kontrol atau Komponen Pengendalian

Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan.   Jika salah satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tersebut tidak akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak akan mencapai tujuannya.   Tujuan yang dimaksud yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat.     

                        

                                                User                               User

                                Input                          Model                           Output 

      User                                                                                                         User         

                          Teknologi                      Basis Data                       Kendali

                                                User                                User

Gambar II.2  Detail Komponen SI atau Blok SI yang berinteraksi

[Sumber : John burch, Gari gruanitski ]

Kegiatan Sistem Informasi diantaranya :

1.      Input

        Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk  diproses.

2.      Proses

Mengambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

3.      Output

Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.

4.      Penyimpanan

Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5.      Control

Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai yang diharapkan.

2.2          Alat Pengembangan Sistem

Data flow diagram (diagram arus data)

1.             Dara Flow Diagram (diagram arus data)

DAD adalah alat yang digunakan pada metodeogi pengembangan terstruktur.  Fungsinya untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan atau sistem baru yang akan dikembangkan.   Syarat utama DAD adalah dapat digambarkan dengan baik dan jelas, pemberian nama beserta komponen lainnya harus konsisten, nama proses didefinisikan dengan kata kerja dan nama aliran data dengan kata benda. Simbol yang digunakan dalam DAD terdiri dari 4 diantaranya:

1)      Menggambarkan kesatuan luar (external entity)

External entity merupakan batasan yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya.   Sistem akan meminta input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya.   External entity dapat berupa :

-          Suatu kantor,departemen, diisi diluar sistem yang dikembangkan.

-          Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi diluar sistem yang dikembangkan.

-          Suatu organisasi atau organisasi diluar organisasi

-          Sistem informasi yang lain

-          Penerima akhir laporan

2)      Proses

Merupakan suatu kegiatan yang dilakukan  oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses.   Untuk Phisical Data Flow Diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer.  Sedangkan unruk Logical Data Flow Diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer.   Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.                                      

3)      Data Flow (arus data)

Arus data di DAD diberi simbol suatu panah. Arus data  menggambarkan arus data yang mengalir diantara proses, tempat penyimpanan data dan kesatuan luar. Arus data dapat berupa :

-          Formulir atau dokumen

-          Laporan tercetak

-          Tampilan dilayar

-          Surat-surat atau memo

-          Data yang dibuat atau direkam

4)      Data store (simpana data)

Digunakan untuk menyimpan data hasil proses maupun menyediakan data untuk diproses.   Simpanan data dapat berupa :

-          File database di sistem komputer

-          Arsip atau catatan manual

-          Tabel acuan manual

-          Agenda atau buku

2.             Entity relationship diagram (ERD)

ERD adalah model konseptual yang menjelaskan hubungan antar penyimpanan (dalam DAD).   Digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks.  Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan, dapat mencoba menjawab pertanyaan seperti : data apa yang kita perlukan?, bagaimana data yang satu berhubungan dengan data yang lain?.   ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data .

3.             Data dictionary (kamus data)

Kamus data adalah  mendefenisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:

1)      Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DAD

2)      Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos

3)      Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data

4)      Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran

5)      Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang akan menjadi tiitik perhatian dalam ERD

No.	Simbol	Keterangan
1.	=	Terdiri dari, mendefenisikan, diuraikan menjadi, artinya.
2.	+	Dan
3.	( )	Opsional (boleh ada atau tidak)
4.	{ }	Pengulangan
5.	[ ]	Memilih salah satu dari sejumlah alternatif
6.	* *	Komentar
7.	@	Identifikasi atribut kunci
8.	!	Pemisah sejumlah alat, pilihan antar simbol [ ]

Tabel II.1: Simbol kamus data

2.3          Pengertian Sistem Absensi

Absen adalah tidak bekerjanya seseorang karyawan pada saat hari kerja, karena sakit, ijin, sakit, alpa atau cuti. Sedangkan Absensi adalah daftar administrasi ketidakhadiran karyawan (absen) pada suatu perusahaan. Jadi Sistem Informasi Absensi adalah sistem yang memberikan daftar administrasi seseorang selama bekerja pada suatu perusahaan.

2.4          Jenis-jenis Sistem Biometric

Biometrik adalah penerapan metode matematika dan statistika untuk mempelajari  biologi.   Jadi sistem biometrik adalah metode penerapan anggota tubuh manusia, seperti : sidik jari, wajah, retina, lengan, suara dan lain-lain untuk dijadikan input dalam suatu sistem.

Sistem-sistem biometric yang sudah tersedia saat ini :

1)      Pengenalan sidik jari

Sistem ini meliputi sebuah perangkat keras scanner dan perangkat lunak. Merekam karakteristik sidik jari yang spesifik, menyimpan data tiap-tiap user ke dalam sebuah template, ketika user mencoba lagi menguatkan akses maka perangkat lunak akan membandingkan data yang tersimpan pada template dengan pembacaan sidik jari dari scanner. Sistem sidik jari sangat akurat tetapi dapat dipengaruhi oleh perubahan-perubahan di dalam sidik jari (terbakar, bekas luka dan sebagainya), kotoran dan faktor-faktor lain yang menimbulkan gangguan pada gambar. Beberapa jenis aplikasi yang dapat diterapkan pada teknologi sidik jari adalah: Police Investment System, Door Access System, Card Access System, Software Access System, Banking System, Time and Attendance System, ID Card System dan sistem keamanan yang lain.

 

Gambar II.3. Contoh Input Sidik Jari

2)      Pengenalan wajah

Pengenalan bentuk-bentuk dan posisi dari ciri-ciri wajah seseorang adalah tugas yang kompleks. Pertama sebuah kamera menangkap gambar dari sebuah wajah dan kemudian software memilah-milah pola informasi yang selanjutnya dibandingkan dengan template user.

3)      Pengenalan bagian mata

Pola bagian mata adalah rumit, dengan keanekaragaman dari karakteristik yang unik dari tiap-tiap orang. Sebuah sistem pengenalan iris menggunakan sebuah kamera video untuk menangkap contoh dan perangkat lunak membandingkan data hasil dengan template yang disimpan

4)      Pengenalan retina

Dari semua  yang paling aman dari bekerjanya sistem biometric adalah retina, dan lapisan-lapisan pembuluh yang dilokasikan di belakang mata. Gambar retina sulit untuk ditangkap dan selama pendataan user harus memusatkan sebuah titik serta mempertahankannya sehingga kamera dapat melaksanakan penangkapan gambar dengan baik. Hal yang sebenarnya ditentukan adalah pola dari pembuluh-pembuluh darah. Tetapi ketika pola-pola ini unik pada tiap-tiap orang, identifikasi dapat menjadi lebih presisi. Sistem yang didasarkan pada dua bagian mata, iris, dan retina adalah dipertimbangkan untuk menawarkan tingkat keamanan terbaik.

5)      Geometri lengan

Dengan sistem ini, pengguna meluruskan lengan menurut petunjuk tanda pada perangkat keras pembaca lengan (reader), menangkap gambar tiga dimensi dari jari-jari dan tulang kemudian menyimpan data dalam sebuah template. Geometri lengan telah digunakan selama beberapa tahun dan dimanfaatkan untuk sistem keamanan pada perlombaan Olympiade 1996.

6)      Geometri jari

Peralatan ini sama untuk sistem-sistem geometri. Pengguna menempatkan satu atau dua jari di bawah sebuah kamera yang menangkap bentuk dan panjang wilayah jari serta tulang-tulangnya. Sistem menangkap gambar tiga dimensi dan mencocokkan data dengan template-template yang disimpan untuk menentukan identitas.

7)      Pengenalan telapak tangan

Sama dengan pengenalan sidik jari, biometric telapak tangan memusatkan pada susunan-susunan yang beragam, misalnya bagian-bagian tepinya dan bagian-bagian yang tidak berharga yang ditemukan pada telapak tangan.

8)      Pengenalan suara

Metode ini menangkap suara dari speaker menurut sifat-sifat bahasa. Penggunaan utamanya adalah aplikasi keamanan berbasis telepon. Keakurasiannya dapat dipengaruhi oleh hal-hal berikut seperti suara gaduh dan pengaruh-pengaruh dari penyakit atau kelelahan pada suara.  Satu masalah nyata dengan pengenalan suara adalah sistem dapat dikelabui oleh suara tape dari suara seseorang. Untuk alasan ini sistem suara lanjutan harus mampu memperluas atau memperpanjang proses verifikasi dengan memberikan perkataan-perkataan yang lebih sulit dan panjang, membacanya dengan keras atau meminta sebuah perkataan yang berbeda yang dibaca setiap waktu.

9)      Pengenalan tanda tangan

Sistem verifikasi tanda tangan memerlukan satu hal utama yaitu penerimaan masyarakat umum (publik). Di segala hal dari deklarasi kemerdekaan sampai slip sebuah kartu kredit. Masyarakat cenderung untuk menerima tanda tangan seseorang sebagai bukti dari identitasnya.  Sebenarnya sistem pengenalan tanda tangan atau sering disebut dengan sistem verifikasi tanda tangan dinamis (dynamic signature verification system). Betapa pun terlihat sederhana sebuah tanda tangan, peralatan mengukur baik ciri-ciri yang membedakan tanda tangan dan ciri-ciri yang membedakan dari proses penulisan tanda tangan. Ciri-ciri ini mencakup tekanan pena, kecepatan dan titik-titik ketika pena diangkat dari kertas.Pola-pola ini ditangkap melalui sebuah pena yang dirancang khusus atau tablet (bisa juga kedua-duanya) dan dibandingkan dengan pola-pola template. Permasalahannya adalah tanda tangan kita berbeda secara berarti dan dari satu contoh ke contoh yang lain, sehingga keakurasian yang sangat kuat membutuhkan banyak contoh dan sebuah proses verifikasi lanjutan. Terdapat sistem biometric utama yang sedang dalam pengembangan, ilmuwan-ilmuwan sedang mengembangkan dan menguji kemungkinan-kemungkinan terjadinya sistem yang didasarkan pada analisa DNA, pola-pola pembuluh darah dan bahkan bau tubuh manusia [Sumber : Andi Susilo [ kompas cyber media]]

2.5          Pengertian Oracle System

Oracle adalah relational database management system (RDBMS) untuk mengelola informasi secara terbuka, komprehensif dan terintegrasi. Oracle Server menyediakan solusi yang efisien dan efektif karena kemampuannya dalam hal sebagai berikut:

1.      Dapat bekerja di lingkungan client/server (pemrosesan tersebar)

2.       Menangani manajemen space dan basis data yang besar

3.      Mendukung akses data secara simultan

4.      Performansi pemrosesan transaksi yang tinggi

5.      Menjamin ketersediaan yang terkontrol

6.      Lingkungan yang terreplikasi       

Database merupakan salah satu komponen dalam teknologi informasi yang mutlak diperlukan oleh semua organisasi yang ingin mempunyai suatu sistem informasi yang terpadu untuk menunjang kegiatan organisasi demi mencapai tujuannya. Karena pentingnya peran database dalam sistem informasi, tidaklah mengherankan bahwa terdapat banyak pilihan software Database Management System (DBMS) dari berbagai vendor baik yang gratis maupun yang komersial. Beberapa contoh DBMS yang populer adalah MySQL, MS SQL Server, Oracle, IBM DB/2, dan PostgreSQL.

Oracle merupakan DBMS yang paling rumit dan paling mahal di dunia, namun banyak orang memiliki kesan yang negatif terhadap Oracle. Keluhan-keluhan yang mereka lontarkan mengenai Oracle antara lain adalah terlalu sulit untuk digunakan, terlalu lambat, terlalu mahal, dan bahkan Oracle dijuluki dengan istilah “ora kelar-kelar” yang berarti “tidak selesai-selesai” dalam bahasa Jawa. Jika dibandingkan dengan MySQL yang bersifat gratis, maka Oracle lebih terlihat tidak kompetitif karena berjalan lebih lambat daripada MySQL meskipun harganya sangat mahal.

Namun yang mereka tidak perhitungkan adalah bahwa Oracle merupakan DBMS yang dirancang khusus untuk organisasi berukuran besar, bukan untuk ukuran kecil dan menengah. Kebutuhan organisasi berukuran besar tidaklah sama dengan organisasi yang kecil atau menengah yang tidak akan berkembang menjadi besar. Organisasi yang berukuran besar membutuhkan fleksibilitas dan skalabilitas agar dapat memenuhi tuntutan akan data dan informasi yang bervolume besar dan terus menerus bertambah besar [Sumber : http://www.wahyu-winoto.com/DBMS]

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.        Umum

Perkembangan komputer di dunia saat ini begitu pesatnya. Hal ini juga berdampak sangat berarti di bidang Sistem Analyst (Analis Sistem). Besar dari yang dikerjakan secara manual, semi otomatis hingga yang otomatis. Semua itu dapat di lakukan dengan bantuan dari komputer dan tenaga kerja yang berkompeten di bidangnya.

Karena berdasarkan informasi yang penulis dapat di dunia teknologi. Saat ini bukan hanya perusahaan yang berskala besar saja yang memanfaatkan dunia teknologi sebagai sarana pemasaran dan sistem informasi, namun perusahaan berskala kecil atau suatu organisasi pun akan memperoleh hasil yang lebih baik jika dapat memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia secara optimal.

Oleh karena itu penulis berusaha unutk mencoba menganalisa dan mempelajari sistem informasi yang ada di suatu perusahaan khususnya sistem absensi karyawan di HRD PT SUZUKI INDOMOBIL MOTOR PLANT TAMBUN II  

3.2.        Tinjauan Perusahaan

PT. Suzuki Indomobil Motor merupakan salah perusahaan otomotif terkemuka di Indonesia, perusahaan ini memproduksi kendaraan roda empat dan kendaraan roda dua. PT Suzuki Indomobil Motor merupakan anak cabang perusahaan dari Suzuki Group yang berpusat di Jepang, sehingga masih dikontrol secara terpusat oleh Suzuki Group

3.2.1             Sejarah Perusahaan

PT. Indomobil Suzuki International (ISI) dirubah menjadi PT. Suzuki Indomobil Motor (SIM) merupakan sebuah perusahaan penanaman modal asing (PMA) yang berdiri dengan kekuatan 5 (Lima) buah perusahaan. Perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :

1.      PT. Indohero Steel & Engineering Co.

2.      PT. Indomobil Utama.

3.      PT. Suzuki Indonesia Manufacturing.

4.      PT. Suzuki Engine Industry.

5.      PT. First Chemical Industry.

Lima perusahaan tersebut bergabung (Merger) dengan persetujuan dari Presiden Republik Indonesia melalui surat pemberitahuan tentang persetujuan Presiden dari Ketua Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPN) nomor 05 / I /PMA / 90 tertanggal 1 Januari 1990, dan diperingati sebagaiberdirinya PT.Suzuki Indomobil Motor, yang bergerak dalam bidangusahaIndustri Komponen dan Perakitan kendaraan bermotor Merk SUZUKI roda dua (Sepeda Motor) dan roda empat (Mobil). Lokasi kantor pusat PT. Suzuki Indomobil Motor berada di Wisma Indomobil di Jalan. MT. Haryono, Kav. 8, Jakarta Timur Kantor Pusat ini didukung oleh 314 karyawan, sedangkan untuk lokasi pabriknya tersebar di beberapa tempat, antara lain di Pulogadung, Cakung, dan di Tambun. Pusat perakitan kendaraan merk SUZUKI dengan jumlah karyawan ± 4000 orang berkapasitas produksi 100.000 unit mobil dan 1.200.000 unit sepeda motor pertahunya. Pusat perakitannya tersebar di lima penjuru kota dan terbagi menjadi (Enam) lokasi :

1)      Plant cakung (Perakitan Engine)

2)      Plant Pulogadung (Service & Sales)

3)      Plant Tambun I (Perakitan Motor)

4)      Plant Tambun II (Perakitan Mobil)

5)      Plant Spare Part (Penjualan Suku Cadang / Spare Part)

6)       Kantor Pusat (Wisma Indomobil MT. Haryono).

a)        Plant Cakung

Plant  Cakung  sebelumnya  dikenal  dengan  nama  PT.  Suzuki
Indonesia  Manufacturing,  PT.  Suzuki  Engine  Industri  dan  PT.  Firt
Chemical  Industri  berada  di  jalan  raya  penggilingan,  Cakung,  Jakarta
Timur. Berdiri diareal tanah seluas 80.540 M  dan didukung oleh ± 634
karyawan. Disini di produksi berbagai macam Komponen dan Part sepeda
motor dan mobil melalui proses: Shearing, Pressing, Welding, Assembling
Engine Bending, buffing, Machining Die Casting, dan lain-lain dengan
menggunakan Teknologi Canggih. Disini pula  dirakit berbagai macam
perlatan Transmisi dan Kemudi baik sepeda motor maupun mobil

b)       Plant Pulogadung

Plant pulogadung sebelumnya dikenal dengan nama PT. Indomobil Utama, berada di Jalan Raya. Bekasi Km.19, Jakarta Timur, berdiri diareal tanah seluas 39.555 M  , didukung oleh 98 karyawan. Disini pernah dirakit berbagai macam kendaraan bermotor roda empat seperti  : Carry Extra, Carry Futura, Katana, dan sedan Forsa. Saat ini di Plant Pulogadung hanya ada beberapa bagian saja, karena Assembling untuk kendaraan roda empat sebagian besar telah pindah ke Plant Tambun II.

PT. Indomobil Utama pada awal berdirinya menggunakan nama PT. Suzuki Indonesia  yang didirikan berdasarkan Akte Notaris No.38 tertanggal 26 Maret 1973 dihadapan Notaris Khairul Bakhri dan disyahkan oleh Menteri kehakiman tanggal 9 Juni 1973, NO. YA / 5 / 1973, serta di umumkan dalam berita Negara RI tanggal 7 September 1976 No. 72. Saat ini  Plant  Pulogadung  dipergunakan  sebagai  tempat  Service  dan  Sales untuk kendaraan Suzuki R4.

c)      Plant Tambun I

Plant Tambun I sebelumnya dikenal dengan nama PT. Indohero Steel & Enginering Co. Berlokasi di jalan raya Diponegoro KM 38,2 Bekasi/ Disini dilakukan proses produksi dan perakitan berbagai komponen kendaraan roda dua (sepeda motor) merk Suzuki, dan di sinilah lahir berbagai type motor Suzuki.

d)     Plant Tambun II

Plant Tambun II merupakan proyek baru khusus untuk kendaraan roda   empat   Suzuki.   Disini   dilakukan   pengepressan,   pengelasan, pengecetan, serta perakitan kendaraan roda empat dalam jajaran Suzuki, dengan  menggunakan  berbagai  perlatan  Tekhnologi  Tinggi,  dan  yang terbesar di Asia Tenggara untuk saat ini.

Plant Tambun II berdiri diarea tanah seluas 130.000 M², dengan
luas  bangunan  seluas 35.585  M², dan  mampu menyerap  tenaga  kerja sebanyak ± 1424 orang. Plant Tambun II diresmikan pada tanggal 14 Mei 1991 oleh Menteri Perindustrian RI (pada saat itu) Bp. Ir. Hartarto.

e)      Plant Spare Part

Guna memberikan pelayanan purna jual bagi pemilik kendaraan
bermotor merk Suzuki Roda  4 maupun Roda 2, PT. Indomobil Suzuki
International  memindahkan  tempat  penyedian  suku  cadang  dari  Plant Sunter ke spare part yang berlokasi di Jl. P. Diponegoro Km. 38,2 Tambun
- Bekasi (J;. Toyo Giri). Disana tersedia berbagai suku cadang asli untuk
kendaraan bermotor merk Suzuki, serta menjual berbagai souvenir Suzuki.

3.2.2             Struktur Organisasi

PT. Suzuki Indomobil menganut struktur organisasi fungsional yang terpusat, dimana setiap fungsional bertanggung jawab atas 3 fungsi besar yaitu produksi, pemasaran, serta keuangan dan administrasi. Kewenangan tertinggi berada pada Executive Board yang terdiri dari wakil – wakil Share Holder dibantu oleh beberapa Managering Director. Jabatan tertinggi dalam directorat dipegang oleh Managering Director yang membawahi para Director, para Director membawahi General Manager dan seterusnya sampai ke Assistant Manager, Super Visor, Foreman Worker. Untuk mengambil sesuatu keputusan, maka managemen membentuk Executive Board ini yang terdiri dari 6 orang, dengan komposisi 5 orang pihak Jepang dan 1 orang pihak Indonesia. Executive Board ini juga menentukan arah dan tujuan organisasi dengan rencana jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (5 tahun) dan jangka panjang di atas (5 tahun).

Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing – masing fungsi adalah sebagai berikut :

1.       Produksi

Bertugas membuat perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi dari semua kegiatan produksi serta standar mutu yang telah di terapkan dari bahan baku sampai kebahan jadi, baik bahan yang diimpor maupun yang dibeli lokal.

2.        Pemasaran

Bertugas membuat perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi dan pengembangan produk yang akan dipasarkan serta mempersiapkan pelayanan purna jual kepada pelanggan berupa promosi, discount, service, spare part, dan menghitung adanya ancaman dan peluang dari pesaing.

3.             Keuangan dan Administrasi

Bertugas melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan pencatatan, pengendalian dan pengawasan arus masuk dan keluar keuangan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Pengaturan sumber daya manusia mulai perencanaan, penarikan, penempatan,pengembangan, kompensasi serta pemutusan hubungan kerja. Disamping hal tersebut di atas juga mengelola dan mengawasi semua aset perusahaan.

Dari hasil pengamatan penulis, Struktur Organisasi di PT. Suzuki Indomobil Motor , dapat di gambarkan sebagai berikut

STRUKTUR ORGANISASI

PT. SUZUKI INDOMOBIL MOTOR

 

Gambar.III.1 Struktur Organisasai PT. SIM

3.2.3             Diskripsi Kerja.

Peraturan kerja di PT SUZUKI INDOMOBIL MOTOR dibuat berdasarkan kesepakatan antara perwakilan Serikat pekerja yang ada di perusahaan yang berada di bawah organisasi FSPMI (Federasi Serikat Pekerja Metal Indonesia) dengan perwakilan pihak Manajemen Perusahaan yang dalam hal ini disaksikan oleh perwakilan DISNAKER (Dinas Tenaga Kerja) setempat, yang kemudian dilegalkan dalam bentuk sebuah perjanjian yang berjudul Perjanjian Kerja Bersama (PKB).

Di dalam PKB berisi tentang peraturan-peraturan yang ada di dalam Perusahaan, salah satu di antaranya adalah peraturan yang mengenai Absensi Karyawan.seperti yang telah kami kutip sebagai berikut ;

BAB IV

WAKTU KERJA

Pasal 19

HARI KERJA DAN JAM KERJA

Ayat 1

 “ Hari kerja dan jam kerja disesuaikan dengan peraturan perundangan yang berlaku. “

Ayat 2

“Hari kerja normal ialah senin s/d jumat atau 5 (lima) hari dalam seminggu, kecuali salah satu hari tersebut berdasarkan ketetapan Pemerintah dinyatakan sebagai hari libur resmi.”

Ayat 3

“Perusahaan melaksanakan jam kerja shift menurut ketentuan sebagai berikut” :

Shift	Jam Kerja
I	8 Jam/Hari atau 40 jam/Minggu
II	8 Jam/Hari atau 40 jam/Minggu
III	7 Jam/Hari atau 35 jam/Minggu

Tabel.III.1 Jam kerja PT.SIM

{Sumber PKB PT. SIM}

Ayat 4

“Jam Kerja dan istirahat sebagai pelaksana pasal 19 ayat 1 dan 2 diatur sebagai berikut :”

Shift I:

Senin s/d Kamis                : 07.30-16.30

Istirahat                             : 12.00-12.40

Jum’at                               : 07.30-16.30

Istirahat                             : 11.25-12.55

Shift II:

Senin s/d Jum’at                : 16.30-01.10

Istirahat                             : 19.00-19.30

    Shift III:

Senin s/d Jum’at                : 23.50-07.30

Istirahat                             : 03.30-04.00

[Sumber : HRD [ PKB] PT. Suzuki Indomobil Motor]

1)      Exboard  yaitu  pemilik  atau  pemegang  saham  tertinggi sekaligus sebagai kepemimpinan pada PT. Indomobil Suzuki Internasional.

2)      President,  yaitu  yang  menjabat  sebagai  wakil  darri pemilik  dari perusahan tersebut atau beliau yang di tugaskan untuk menjalankan lajunya perusahaan tersebut.

President ini membawahi beberapa bagian sebagai berikut :

A.           Finance  &  Administration, 

yaitu  bagian  yang berhubungan  dengan keuangan   dan   administrasi perusahaan   serta   mengkoordinir dan mengarahkan semua kegiatan pada bagian tersebut dan membawahi empat bagian sebagai berikut :

q  HRD & GA, Human Research Development and General Affair yang mengatur tentang perkembangan keadaan karyawan-karyawannya.

q  Accounting  bagian  yang membuat  pembukuan keuangan  pada  PT.Suzuki Indomobil Motor.

q  Finance  CCD  &  CBU,  bagian  yang  mengatur  keuangan  untuk pembelian komponen dari luar dan kedalam negeri.

q  IT System, yang mengatur sistem informasi pada PT.Suzuki Indomobil Motor.

B.            Marketing 2W & 4W

yaitu bagian yang mengatur tentang pemasaran kendaraan roda dua dan roda empat.

q  Marketing 4W, yaitu bagian pemasaran untuk kendaraan roda empat.

q   Marketing 2W, yaitu bagian pemasaran untuk kendaraan roda dua.
Spare part, yaitu bagian yang membuat atau merancang dan mengatur komponen - komponen mobil dan motor.

q  Service and Quality Assurance, yaitu bagian yang mengawasi kualitas dari produk yang dibuat dan lolos dari Inspection kemudian diperiksa kembali atau di audit untuk jaminan apakah barang tersebut layak jalan untuk konsumen.

C.           Production and Engineering

q  Production 2W, yaitu yang mengatur dan membuat suatu perencanaan produksi, bagian kendaraan roda dua.

q  Production 4W, yaitu yang mengatur dan membuat suatu perencanaan produksi, bagian kendaraan roda empat.

q  Production Engine and Transmission,  yaitu bagian  yang membuat layout, membuat perencanaan dan sistem kerja.

q  Production Engineering 2W, bagian yang berhubungan dengan mesin - mesin untuk produksi  (Jig and Dies) kendaraan roda dua  yang digunakan perusahaan.

q  Production Engineering 4W, bagian yang berhubungan dengan mesin - mesin untuk produksi (Jig and Dies) kendaraan roda empat yang digunakan perusahaan.

q  Production  Engineering  Engine  and  Transmission,  bagian  yang berhubungan dengan mesin - mesin produksi Engine dan Transmisi yang digunakan perusahaan.

q  PDL

q  PPC & PMC, Production Planning Control and Production Material Control  bagian - bagian yang mengawasi atau mengontrol jalannya produksi dan mengontrol setiap pergantian material.

q  Procurment, bagian yang bertugas untuk membeli material – material produksi.

q  Inspection, bagian yang bertugas untuk mengawasi atau mengontrol kualitas produksi roda dua dan roda empat.

q  Vave  /  Kaizen  /  Safety,  bagian  yang  mengawasi  atau  mengontrol keselamatan kerja karyawan.

q  ISO  Project  bagian  yang menangani  untuk  jaminan  kualitas  mutu dalam produksi dan instalasi.

3.3.        Prosedur Sistem Berjalan

Diperusahaan ini menggunakan sistem absensi dengan cara digesek dan komponen yang digunakan berupa ID Card dan mesin gesek.  ID Card wajib dimiliki dan dibawa oleh setiap karyawan kontrak maupun karyawan tetap sebelum melakukan aktifitas kerja.

1.      Karyawan di Perusahaan  ini mulai masuk kerja pada  pukul  07:30. Sebelum memulai  kerja karyawan diwajibkan melakukan absensi di tempat dan mesin yang ditentukan sesuai dengan departemen  masing-masing.  Begitu pula saat  karyawan pulang diwajibkan melakukan absensi kembali pada pukul 16:30.

2.      Staff Personila juga mengecheck file absen karyawan setiap harinya,, dan itu dilakukan sekali pada waktu pagi hari, data yang di check antara lain daftar karyawan yang masuk kerja,  jam  masuk  dan jam keluar dan juga mencatat daftar karyawan yang tidak masuk kerja

3.      Staff Personalia mengecek dan melakukan rekap absensi karyawan setiap periode akhir bulan, yang telah terotomatisasi oleh sistem absensi di Perusahaan ini.

Jadi sistem absensi di PT. SUZUKI INDOMOBIL MOTOR telah menggunakan komputerisasi, yang mana pengimputan datanya telah menggunakan sistem otomatis.

3.4.        Diagram Alir Data (DAD)

q  Diagram konteks

Diagram Konteks (Contex Diagram) merupakan bagian  dari DFD level atas atau DFD level 0 yang hanya terdiri dari  satu proses yang menggambarkan sistem secara keseluruhan.   Berikut adalah gambar diagram kontek Sistem Informasi Absensi karyawan outsourcing yang sedang berjalan di PT. SUZUKI INDOMOBIL MOTOR

 

Gambar III.2 Diagram Konteks Absensi yang sedang berjalan

pada gambar  Diagram Kontek Yang sedang berjalan menjelaskan bahwa terdapat tiga entitas yang mendukung dalam proses sistem informasi absensi, yaitu :

1.      Karyawan

2.      HRD

3.      Payroll

 

Gambar III.3 DFD Level 1 Sistem Informasi Absensi

Pada gambar DFD Level1  ini menjelaskan beberapa proses dalam proses sistem informasi absensi yaitu :

1. Proses input data karyawan
2. Proses absensi
3. Proses Cetak laporan

 

Gambar III.4 DFD Level 2 Proses  Absensi Karyawan

DFD Level2 dibuat berdasarkan proses yang dilakukan dalam DFD Level1, dimana menjelaskan beberapa proses yaitu :

1.      Proses Absensi Harian

2.      Proses Hitungan Izin

3.      Proses Hitungan Lembur

3.5.       Kamus Data

Kamus Data dari sistem informasi absensi yang dibuat berdasarkan arus data yang mengalir pada Data Flow Diagram (DFD), maka dibuat kedalam kamus data sistem informasi absensi. Uraian mengenai kamus data pada sistem informasi absensi adalah sebagai berikut

Nama arus data          : ID Card (Barcode)

Bentuk data                : Data

Jalur/ urutan proses     : - dari karyawan ke proses 1.0

-   dari proses 1.0 konfirmasi  ke karyawan

-   dari proses 1.0 ke proses 2.0

Struktur data               :  ID Card

Nama arus data           :  Data karyawan

Bentuk data                :  Data karyawan dan ID Card

Jalur/urutan proses      : - dari data karyawan ke proses 1.0

                                            - dari data karyawan ke proses 3.0

                                            - dari  arsip izin ke proses 2.1

                                            - dari proses 2.1 ke file absen

                                      - dari arsip lembur ke proses 2.2

  - dari proses 2.2 ke file absen

Sruktur data                : ID Card

Nama arus data           :   Data absensi

Bentuk data                :   Data absensi dan ID Card

Jalur/urutan proses      : - dari  proses 2.0 ke file absen

                                      - dari  file absensi ke proses 3.0

                                      - dari proses 2.1 ke file absen

                                            - dari proses 2.2 ke file absen

Struktur data               : ID Card

Nama arus data           : Laporan data absensi untuk di ACC

Bentuk data                : Laporan tercetak & Soft Copy

Jalur/urutan proses      : dari  proses 3.0 ke Kepala SDM

Struktur data               : File rekap

Nama arus data           : laporan absensi yang sudah di acc.

Bentuk data                : laporan tercetak & Soft Copy

Jalur/urutan proses      : dari  proses 3.0 ke PAYROLL

Struktur data               : File rekap

3.6.       SpesifikasiSistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk pemrosesan data. Adapun dokumen-dokume  yang ada dalam sistem absensi karyawan PT. Suzuki Indomobil Motor adalah :

·            Nama Dokumen           : Permohonan Cuti Panjang

Fungsi                         : Pengajuan melakukan cuti panjang

Sumber                        : Arsip Absensi

Tujuan                         : Section Had-Dept.Head-HRD Lokasi

Media                          : Kertas Cetakan

Jumlah                         : Satu Lembar

Frekuensi                     : Setiap akan melakukan cuti panjang

Bentuk                                    : Lihat Lampiran A.1

·            Nama Dokumen           : Permohonan Cuti

Fungsi                         : Pengajuan melakukan cuti /tidak hadir

Sumber                        : Arsip Absensi

Tujuan                         : Section Head-Admin

Media                          : Kertas Cetakan

Jumlah                         : Satu Lembar

Frekuensi                     : Setiap akan melakukan cuti/tidak hadir

Bentuk                                    : Lihat Lampiran A.2

·            Nama Dokumen           : Surat Izin

Fungsi                         : izin dengan alasan tertentu

Sumber                        : Arsip Absensi

Tujuan                         : Atasan langsung-HRD

Media                          : Kertas Cetakan

Jumlah                         : Satu Lembar

Frekuensi                     : Setiap akan melakukan cuti/tidak hadir

Bentuk                                    : Lihat Lampiran A.3

3.7.        Spesifikasi Sistem Komputer

Perangkat keras dan perangkat lunak pendukung yang digunakan dalam menjalankan aplikasi sistem absensi di PT.Suzuki Indomobil Motor menggunakan spesifikasi komputer yang terdiri dari perangkat keras dan lunak yang digunakan diantaranya

Ø  Hardware

-           Prosesor                                     : IP  E2140   2.6GHz

-           RAM                                          : 1.5 GB          

-           Port kabel alat scan Barcode     : USB Port

-           Hardisk                                      : 160GB

-           Monitor                                     : 15”  SVGA

-          Alat Scan Barcode                     : Scancode Maxima                             

Ø  Software

-          Aplikasi                           : Driver Scaner Barcode

-          Sistem Operasi                : Windows XP Profesinal

-          Data base                        : Microsoft Access

-          Basis Data                       : Oracle Sistem

3.8.        Permasalahan Pokok

Sistem absensi karyawan outsourcing di PT. Suzuki Indomobil Motor berjalan dengan baik, akan tetapi penulis masih menemukan permasalahan-permasalahannya, antara lain

1.      Karyawan dapat menitipkan kartu absensi (ID Card) ini kepada karyawan lain saat proses absensi berlangsung.

2.      Kartu absensi (ID Card ) nya masih sangat sederhana,dan mudah rusak

3.      Masih sering nya human eror, dikarenakan karyawan yang lupa melakukan absensi

4.      Masih sering terjadi penumpukan data yang diakbatkan karena, karyawan melakukan absensi hanya pada satu mesin yang ada, padahal perusahaan ini telah mempunyai beberapa mesin absen yang tersebar di berbagai titik dan disesuaiakan dengan departmenya masing-masing

3.9.            Alternatif Pemecahan masalh

Dengan adanya permasalah tersebut , maka penulis membuat alternatif pemecahan masalah yakni seharusnya sistem absensi dilengkapi dengan finger print tidak hanya Scan ID Card saja, agar data absensi lebih akurat, dan menghilangkan, transaksi penitipan ID card pada karyawan lain.

BAB IV

PENUTUP

5.1.       Kesimpulan

Pada umunya sistem absensi karyawan  (outsourcing) di PT. Suzuki Indomobil Motor sudah berjalan secara baik, yang mana berjalan dengan Oracle System. Akan tetapi di sini penulis masih menemukan kekurangan dari sistem ini, adapun hal ini dapat menimbulkan beberapa masalah yang akan dihadapi, diantaranya :

1.         Karyawan dapat menitipkan kartu absensi karyawan yang satu kepada karyawan yang lain yang tidak sesuai dengan peraturan yang ada, dan bila hal ini ditemukan dapat mengakibatkan karyawan yang bersangkutan terkena sanksi sesuai dengan kesepakatan perjanjian kerja bersama (PKB).

2.         Kartu absensi (barcode) yang mudah  rusak dikarnakan dari bahan plastik.

3.         Data yang sering tidak terbaca(record) karena kelalaian karyawan seperti tidak membawa kartu absen.

4.         Masih sering terjadi penumpukan data yang diakibatkan karena karyawan melakukan absensi pada satu mesin yang ada, sedangkan perusahaan ini mempunyai beberapa mesin absen yang tersebar di berbagai titik disesuaikan dengan Departemennya masing-masing.

5.2.        Saran

Dari kekurangan kesimpulan yang kami buat, kami memberi saran dan masukan untuk PT SUZUKI khusunya  Adm.Dept. HRD di antaranya

1.      Sistem absensi dilengkapi dengan finger print tidak hanya Scan ID Card saja, agar data absensi lebih akurat, dan menghilangkan, transaksi penitipan ID card pada karyawan lain

2.      Untuk Kartu Absensi yang ada dapat kami sarankan untuk menggantinya dengan bahan PVC Card  yang mirip kartu ATM (Automatic Technology Machine).

3.      Adanya kelalaian dari karyawan yang menghambat proses penginputan data absen masih menjadi masalah yang harus dicermati. Dengan lebih menegakkan kedisiplinan dan peraturan salah satunya menambah pasal didalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB) berupa sanksi yang dapat diberlakukan jika karyawan melakukan kelalaian seperti tidak membawa kartu atau tidak melakukan absen.

4.      Agar mulai memberlakukan sistem absensi kepada karyawan sesuai dengan departemennya masing-masing, dengan cara mengunci akses data masing-masing karyawan pada satu mesin saja. Sehingga karyawan hanya bisa melakukan absensi pada mesin absen yang ada di Departemennya sendiri.

DAFTAR PUSTAKA

Human Resource Department,2009,Perjanjian Kerja Bersama,Bekasi :  PT.Suzuki Indomobil Motor

HM,Jogianto, 2003,   Sistem  Teknologi   Informasi Yogyakarta : Andi Offset.

HM,Jogianto,  1995,  Analisis    dan     Desain  Sistem  Informasi Yogyakarta : Andi Offset.

HM,Jogianto, 1990, Sistem dan Desain Sistem Informasi,Yogyakarta : Andi Offset.

Sachari,Agus dkk, 1998,  Kamus  Desain,Bandung : Institut Teknologi Bandung.

Jerry, FG, dkk, 1981, Fundamental Of  Systems  Analisis,  New York : JW & Sons.

Fathansyah, Ir, 2001, Basis Data, Bandung : CV Informatika.

Wahyu Winoto, 2012, Pengertian, Fungsi dan Komponen DBMS , Diambil dari : http://www.wahyu-winoto.com/2012/04/pengertian-fungsi-dankomponen-dalam.html  ( 30 November 2012)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A.    Biodata Mahasiswa

Nama                           : ANDIYANTO

Tempat & tgl lahir       : Klaten, 03 Juli 1991

Jenis kelamin               : Laki-laki

Umur                           : 21th

Status                          : Belum menikah

Agama                         : Islam

Kewarganegaraan       : Indonesia

Alamat                                    : Bojong Menteng 004/006, Bojong Menteng, Rawalumbu, Bekasi

Hp, e-mail                   : 081 5837 3745, maseandi77@yahoo.com

B.     Riwayat Pendidikan

1991-2003                   : SD N 2 Kadilanggon

2003-2006                   : SMP N 1 Wedi

2006-2009                   : SMK Kristen 5 Klaten (Teknik Komputer & Jaringan)

2009                            : LPK Bimantara ( Program Teknisi Komputer)

C.    Riwayat Pengalaman Kerja Dan Borganisasi

-          19 Oktober 2009-Sekarang  : (Warehouse Staff) PT.Balina Agung Perkasa

-          2006-2009 Sekretaris Karang Taruna Desa Jogoprayan, Gantiwarno, Klaten

-          2011-Sekarang Anggota Paguyuban Warga Klaten Di Jabodetabek

3 x 4

Bekasi, Desember  2012

	Yang Bersangkutan (Andiyanto)

 

LAMPIRAN A.1

LAMPIRAN A.2

LAMPIRAN B.1

LAMPIRAN B.2

LAMPIRAN B.3